Tuần vừa rồi TGDĐ tổ chức 1 buổi hội thảo giới thiệu về ứng dụng công nghệ trong quản trị chuỗi bán lẻ mà cốt lõi là hệ thống ERP (Ai chưa biết ERP là gì thì Google), nếu không có nó thì TGDĐ không thể phát triển được như hiện nay, thậm chí chính tư duy quản lý theo ERP là nguyên nhân quan trọng để Mekong Capital rót vốn cho TGDĐ trong nhữngngày đầu khởi nghiệp.

ERP không chỉ sử dụng cho các tập đoàn, chuỗi lớn mà ngay cả các công ty cỡ trung, hoặc nhỏ nhưng có từ 6 điểm bán trở lên là có thể ứng dụng.

Status này không phải để giới thiệu ERP là gì, các bạn có thể tìm hiểu qua rất nhiều tài liệu trên mạng. Nhưng bởi vì mình vừa có cuộc thảo luận nho nhỏ với 1 số các anh trong Group Quản Trị và Khởi Nghiệp, nên muốn nói thêm về những tính năng trong hệ thống ERP của TGDĐ, những thứ mà 1 hệ thống build sẵn đóng gói sẽ khó đáp ứng được các nhu cầu đặc thù của TGDĐ, đồng thời đó cũng là những tính năng cực kỳ thông minh, hữu dụng trong quản lý chuỗi bán lẻ.

Tại sao tôi lại nắm được về ERP của TGDĐ? Năm 2011 khi mới vào làm việc tại Nhật Cường Mobile, tôi tham gia vào ban ERP với 1 mục tiêu của Tổng GĐ là quyết tâm hiện đại hóa, ứng dụng công nghệ triệt để. Sau khi tìm hiểu và làm việc với khoảng hơn 10 đối tác là những Công ty cung cấp các giải pháp ERP đóng gói, cùng như sử dụng qua 2 hệ thống ERP tự build nhưng không đáp ứng được các nhu cầu đặc thù của NC, mà Tổng GĐ quyết định sẽ học hỏi theo TGDĐ - sẽ tìm kiếm nhân sự và xây dựng hệ thống ERP. Câu hỏi được đặt ra là "Nhân sự ở đâu?", "làm sao để xây dựng 1 hệ thống tốt như của TGDĐ?" (Tiêu chuẩn tốt khi đó chỉ đơn giản là TGDĐ có hơn 100 cửa hàng mà vận hành quy củ đâu ra đó, suy ra hệ thống của nó phải rất tốt bởi khi đó NC mới có 6 cửa hàng mà mọi thứ rất hỗn độn) - Quay lại 2 câu hỏi trên, đó là bí mật của công ty, đặt câu hỏi cũng chính là trả lời rồi, hệ thống ERP của Nhật Cường phát triển theo core của TGDĐ và được cải tiến rất nhiều để phù hợp cho nhu cầu đặc thù của NC, cùng với nhiều tính năng bổ sung khác mà ngay cả TGDĐ cũng chưa ứng dụng. Bên cạnh đó, tôi cũng có 1 thời gian rất dài "sống trong lòng địch", do sở hở khi đặt mật khẩu mặc định của các NV mới bên TGDĐ mà tôi đăng nhập vào hệ thống E-office Văn phòng điện tử bên đó, theo dõi rất nhiều hoạt động nội bộ của họ. Do vậy có thể nói rằng tôi nắm được tới 70% hệ thống ERP của TGDĐ. 2 năm nay không còn theo dự án đó nữa thì hệ thống của họ chắc rằng đã phát triển thêm khá nhiều.

Vậy tôi sẽ sửa lại nội dung chính của Status, đó là review những tính năng mạnh mẽ trong ERP của TGDĐ và Nhật Cường Mobile đã ứng dụng cho tới 2015.

(Xin nhắc lại đây không phải bài viết giới thiệu về ERP, do vậy tôi chỉ nói đến những tính năng hay ho nhất)

I - Quản lý hàng hóa:

ERP của TGDĐ và NC đều là phục vụ chuỗi bán lẻ, quản lý hàng hóa là thứ quan trọng nhất. Hãy hình dung ra hàng chục vạn sản phẩm đủ loại nằm rải rác trên hàng trăm cửa hàng. Vấn đề nan giải là:

- Phải giảm lượng hàng tồn kho, mỗi 01 sản phẩm đã giá trị hàng triệu đồng, tổng lượng hàng tồn kho lên tới hàng TRĂM TỶ
- Điện thoại có IMEI, thuộc các lô sản xuất khác nhau có giá bán, chương trình ưu đãi khác nhau do hãng đưa xuống. Nên yêu cầu phải quản lý theo đích danh sản phẩm với tiêu chuẩn FIFO (First in First out - nhập kho trước bán ra trước)
- Những loại sản phẩm như miếng dán BVMH, ốp lưng không có IMEI thì lại đối diện với nguy cơ NV có thể trà trộn hàng hóa bên ngoài vào bán thu lợi riêng
- Trong 1 cửa hàng có thể tồn lên tới 5000 đơn vị sản phẩm. Kiểm kê thất thoát hư hỏng ntn? Đã có những lúc ban kiểm kê 10 người làm việc từ 6h sáng tới 9h tối mới xong được 1 cửa hàng, nếu hệ thống có 30 cửa hàng, 50, 100 thì? Hoặc những đại siêu thị điện máy sẽ kiểm kê ra sao? Trong lúc kiểm kê NV sẽ thừa thời gian mượn hàng từ kho này sang kho khác để đối phó số lượng thiếu hụt.

➡️GIẢI PHÁP:

(1) Dựa trên lịch sử bán hàng quá khứ và chỉ tiêu tương lai, #hệ_thống_BI sẽ suggest lượng tồn kho tối ưu cho từng mã sản phẩm. Từ đó BPKD lên kế hoạch nhập hàng để không bị tồn quá sức bán
(2) ERP được #kết_nối_với_hệ_thống_của_hãng_sản_xuất, kế hoạch nhập hàng được đẩy thẳng cho hãng, hãng phản hồi và tạo Order đặt trước --> đảm bảo không bị thiếu hụt hàng hóa
(3) Các #báo_cáo_tồn_kho_dài_hạn cho biết Mã hàng nào, IMEI nào đang bị vượt mức cho phép ---> nếu là sản phẩm quản lý theo IMEI thì hệ thống sẽ#gợi_ý_điều_chuyển IMEI đó về cửa hàng có sức bán tốt nhất, và khi NV tạo đơn hàng hệ thống sẽ tự động lấy ra IMEI cần phải#ưu_tiên_xuất_bán_theo_FIFO
(4) Nếu vì lí do nào đó, NV lấy hàng xuất bán không theo FIFO, hệ thống sẽ tạo #cảnh_báo và lập báo cáo #xuất_bán_hàng_sai_FIFO gửi cho cấp quản lý
(5) Các sản phẩm không quản lý theo IMEI đều được dán 1 mã QR Code đặc biệt do#hệ_thống_tự_sinh_ra, khi đi điểm kê chỉ cần xòe SP như đan quạt và dùng súng QR code để bắn. Sở dĩ cần QR Code đặc biệt là để tránh việc NV tuồn SP tương tự bên ngoài vào và tự in tự dán 1 mã QR code vào đó
(6) Giải pháp đang nghiên cứu: Sử dụng#công_nghệ_RFID (Google nhé), thay vì phải xòe quạt và quét từng SP, chỉ cần gắn thẻ RFID cho các SP và dùng máy đọc đi lướt qua đã có thể đếm được chính xác cọc sản phẩm này, bó SP kia có bao nhiêu cái, loại gì

II - Quản lý bán hàng:

Phân hệ này hệ thống của NC mạnh hơn TGDĐ 🤣Bởi do đặc thù hàng hóa của NC là cái gì thì ai cũng biết, do vậy với hệ thống 2 sổ sách, cũng như 2 nguồn hàng hóa, cùng là 1 chiếc iPhone 8 nhưng lại có hàng NC, hàng Viettel, hàng XXX với giá bán, chính sách bảo hành, khuyến mại khác nhau. Hoạch toán KD cũng khác nhau. Báo cáo thuế khác nhau. Điểm chung của 2 hệ thống này là:

- Tự động hóa tuyệt đối đem lại trải nghiệm công nghệ cho khách hàng tới mua sắm. Từ năm 200X thì NC đã ứng dụng máy Palm cho việc bán hàng tại cửa hàng, loại bỏ ghi chép tay phức tạp. Nếu cho rằng nó chỉ đơn giản là bán hàng bằng Tab? Thì thực ra nó đúng là đơn giản như vậy thật, nhưng hãy nhìn vào hệ thống của NC Mobile đặc biệt vào những ngày Tết khi 1 NV phải care 3-5 khách hàng thì thao tác nhập liệu, lên order làm sao cho nhanh nhất, tối ưu nhất? Tính năng này ăn đứt mọi loại hệ thống bán hàng của những Pico, Nguyễn Kim, Viễn Thông A, FPT v.v... Thậm chí Nhật Cường còn có hẳn chương trình gọi là "BÁN HÀNG 1 PHÚT", tức mọi thủ tục từ ghi Order tới in bill, thanh toán, chuẩn bị hàng tại kho chỉ được diễn ra dưới 1 phút.

- Khách hàng khi mua hàng xong, phải xếp hàng chờ đến lượt "được thanh toán" quả thực là 1 trải nghiệm tồi tệ. Mình rất phục Tổng GĐ của NC khi đưa ra khái niệm "Thu ngân lưu động", điều mà mọi chuỗi bán hàng khác đều chưa làm, khách hàng có thể ung dung ngồi tại bàn uống nước, thu ngân lưu động sẽ tới thu tiền, xuất hóa đơn tận nơi như đi ăn phở. Thời điểm đó dưới áp lực tiết giảm chi phí Nhân Sự thì mình kịch liệt phản đối chương trình này bởi nó sinh ra thêm khá nhiều nhân lực (mặc dù mình rất nỗ lực biến họ thành NV đa nhiệm, nhưng nếu bạn nhìn thấy giờ cao điểm của Nhật Cường thì bạn sẽ dẹp bỏ ý nghĩ đa nhiệm ngay), nhưng TGĐ vẫn quyết làm để tăng trải nghiệm cho khách, điểm đặc biệt ở NC là có rất nhiều Sao, Quan Chức, VIP là khách hàng thường xuyên. Vậy nên hệ thống phải đáp ứng được tính năng đó nữa.

- Bảng giá điện tử và Planogram: Phần này mình đã nêu khá chi tiết trong Group Quản Trị và Khởi Nghiệp , vì nó dài nên thôi không nhắc lại ở đây nữa. Chỉ biết rằng tại VN mới có TGDĐ và Nhật Cường ứng dụng. Bạn hình dung kịch bản như sau "Mỗi buổi sáng khi phòng KD gửi báo giá và chương trình khuyến mãi mới cho các trưởng Siêu Thị, cả Siêu Thị nhốn nháo đi in, ghi, dán, thay thế giá cả trên từng sản phẩm, trên website, mất rất nhiều công sức và xảy ra sai sót nhầm lẫn, tiếp đến trưởng Siêu Thị lại họp toàn bộ NV để thông báo về các thay đổi".

Với hệ thống của TGDĐ và Nhật Cường, mọi việc cực nhẹ nhàng, khi GĐKD duyệt thay đổi giá và KM trên hệ thống ERP - NGAY LẬP TỨC tất cả các bảng giá ở mọi siêu thị và trên website sẽ được tự động cập nhật, đồng thời E-Office gửi 1 email và SMS thông báo cho toàn bộ NV về những sự thay đổi đó. Thậm chí có 1 option cho phép gửi SMS/Email tới khách hàng. Tất cả chỉ bằng 1 thao tác của 1 người.

- Quản lý chương trình khuyến mại luôn là điểm yếu của mọi hệ thống ERP đóng gói. Dường như những người viết phần mềm chưa nắm được thực tiễn KD phức tạp ra sao, đặc biệt với ngành hàng ICT mà giá và KM thay đổi "hàng giờ" do cạnh tranh gay gắt, soi giá dìm giá nhau. Những ai chưa từng sử dụng ERP sẽ khó hình dung ra tính năng này.
Nó phải cho phép NV KD khai báo và định nghĩa, tùy biến mọi loại chương trình giảm giá, chiết khấu, tặng quà, combo, preoder, mọi thứ có thể tưởng tượng ra được. Khi mình mua Note 5 tại FPT họ có 1 chương trình tặng thêm, và phải xuất làm 2 hóa đơn khác nhau với đề nghị khách hàng ký vào bill xác nhận quà khuyến mại, mình rất ngạc nhiên 1 hệ thống lớn như FPT không xử lý được nghiệp vụ đơn giản này. Tại sao lại cần phải chặt chẽ? Nếu không thì NV sẽ có thể "ăn chặn" quà KM hay giảm giá của khách, có nhiều người bạn của mình bảo NV nhà tôi không bao giờ "dám"... ah, đó là nó qua mặt mà bạn không biết đó thôi, khi nào bạn có 1 hệ thống chặt chẽ và minh bạch thì mới có thể ngăn chặn tiêu cực này.

- Quản lý điểm thưởng: Bán SP A được 1 điểm, Bán B được 5 điểm, Bán A kèm B được 10 điểm v.v.... là 1 công cụ cực kỳ hữu hiệu dành cho NVBH, định hướng cho họ cần tập trung vào thúc đẩy sản phẩm nào. Điều kiện cần là phải có 1 hệ thống quản lý chặt chẽ, ghi nhận đầy đủ, hệ thống báo cáo tức thì để NV kiểm tra được năng suất tới thời điểm hiện tại. Điều kiện đủ là bảng giá điện tử. Khi các bạn vào NC và TGDĐ sẽ thấy 1 con số nho nhỏ ghi ở góc của mỗi bảng giá điện tử, đó chính là điểm thưởng bán hàng cho NV. Vậy nếu NV cứ cố thuyết phục bạn mua máy A thay vì B thì bạn nên ngó sang xem điểm thưởng nhé, chưa chắc đó là vì máy A phù hợp với bạn hơn đâu :))

Tác giả: Lê Phi Khoa

Link bài viết gốc