Dùng sổ sách, Excel để quản lý bán hàng: Tiết kiệm không đúng chỗ!

Áp dụng công nghệ vào hoạt động bán hàng đã không còn xa lạ với cả các shop kinh doanh online lẫn cửa hàng bán lẻ truyền thống. Tuy nhiên vẫn còn nhiều chủ shop cho rằng việc quản lý bán hàng chỉ cần dùng đến sổ sách hay Excel là đủ. Thực tế có phải như vậy?

Sổ sách, Exel: Một ưu điểm, nhiều hạn chế

Ưu điểm dễ nhận thấy nhất khi dùng sổ sách, Excel trong bán hàng là chúng gần như MIỄN PHÍ. Vì vậy khi mới bắt đầu kinh doanh, các chủ shop thường chọn phương pháp này để tiết kiệm tối đa chi phí. Tuy nhiên họ không lường trước được những hạn chế mà nó mang lại:

Đầu tiên là việc tốn thời gian, tốn công sức ghi chép, tính toán doanh thu lợi nhuận, lỗ lãi hàng ngày, hoặc theo từng mã hàng, với người không thạo Excel thì đây thực sự là một việc làm họ đau đầu. Mặt khác, chỉ cần viết nhầm một con số trong sổ bán hàng hay dùng sai một công thức tính thì nhầm lẫn là điều tất yếu sẽ xảy ra. Đó là còn chưa tính đến rủi ro mất dữ liệu bán hàng một khi máy tính hỏng, file Excel vô tình bị xóa hay sổ sách bị hư hại do bảo quản không tốt.

Chi phí sửa chữa máy tính không hề rẻ, tìm lại file Excel đã xóa không hề dễ, và thay vì dành thời gian để lên kế hoạch nhập hàng mới, mở rộng kinh doanh thì bạn lại phải vất vả ghi chép, tính toán lỗ lãi. Với những hạn chế kể trên khi dùng sổ sách Excel, liệu bạn đã "tiết kiệm đúng chỗ"?

Dùng phần mềm bán hàng không hề đắt như bạn nghĩ

Phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp và cửa hàng lớn sử dụng, tuy nhiên với cửa hàng vừa và nhỏ thì vẫn còn tâm lý e ngại. Theo họ, rào cản lớn nhất  khiến họ lựa chọn số sách Excel thay vì Phần mềm, là Chi phí. Trên thực tế, việc sử dụng phần mềm để quản lý bán hàng không hề tốn nhiều chi phí như bạn nghĩ. 

3.000.000 đồng là mức lương trung bình của một nhân viên bán hàng, trong khi chi phí sử dụng phần mềm bán hàng chỉ khoảng 300.000 đồng mỗi tháng, tức là bằng 1/10 lương của một nhân viên, chưa kể có những thứ phần mềm làm được, còn nhân viên thì không. Trường hợp chủ shop bán hàng online và dùng phần mềm Nhanh.vn (là phần mềm bán hàng có tích hợp dịch vụ vận chuyển) thì còn được hưởng chiết khấu tiền vận chuyển khi gửi hàng. Tiền chiết khấu chủ shop nhận được hàng tháng có thể còn nhiều hơn chi phí họ bỏ ra để dùng phần mềm. Bên cạnh đó thì Nhanh.vn còn tặng thêm thời gian sử dụng nếu chủ shop ký hợp đồng dài hạn, nên chi phí tính theo tháng sẽ càng giảm, có lợi cho cửa hàng.

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm bán hàng Nhanh.vn

Nhanh.vn là phần mềm bán hàng đẩy đủ tính năng, dùng được trên nhiều thiết bị từ máy tính, Macbook cho tới smartphone, và đặc biệt phù hợp với các shop bán hàng online. Điểm mạnh của phần mềm Nhanh.vn là Quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp, gồm các bước:

- Tổng hợp comment, inbox, bắt đơn hàng từ Facebook
- Phân chia công việc cho nhân viên gọi điện xác nhận đơn hàng, tránh gọi điện trùng khách hay bỏ sót khách
- In phiếu gửi trực tiếp từ phần mềm, in nhiều phiếu cùng lúc, không phải mất công viết tay từng phiếu gửi hàng
- Tích hợp 4 hãng vận chuyển VNPost, Viettel Post, Giaohangnhanh, Giaohangtietkiem, giúp chủ shop so sánh, lựa chọn, tối ưu chi phí vận chuyển trên từng đơn hàng. Có bưu tá đến tận nơi lấy hàng, không phải mất công mang hàng ra bưu cục
- Theo dõi lịch trình, xử lý trực tiếp trên phân mềm các vấn đề phát sinh trong quá trình gửi hàng, như vượt cân, báo chuyển chậm, báo phát lại hàng...
- Đối soát và thanh toán tiền thu hộ 5 lần/tuần, không lo đọng vốn; chiết khấu phí vận chuyển lên đến 20%, chỉ cần 1,5 triệu tiền cước vận chuyển là đã được hưởng chiết khấu
- Hệ thống báo cáo bán hàng đầy đủ, top sản phẩm bán chạy, tỉ lệ đơn hàng thành công, chuyển hoàn, báo cáo nguồn đơn hàng (Facebook, Zalo, Shopee..) giúp chủ shop có kế hoạch bán hàng đúng đắn.
Và còn rất nhiều tính năng thú vị khác và hữu ích khác giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.