Các siêu thị và cửa hàng tạp hóa luôn gặp phải khó khăn trong việc quản lý kho hàng vì không chỉ có quá nhiều đầu sản phẩm với mỗi sản phẩm lại có nhiều nhà sản xuất mà còn có nhiều nhà cung cấp. Điều này khiến cho các chủ siêu thị và tạp hóa phải tìm cách để kiểm soát kho hàng thật cẩn thận và chi tiết. Chính vì vậy, kiểm kho là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng và tốn khá nhiều thời gian, công sức. Dưới đây là 5 bước kiểm kho thường được áp dụng tại các siêu thị và tạp hóa.

5_buoc_kiem_kho_co_ban_tai_cac_sieu_thi_tap_hoa_1

1. Sắp xếp và phân loại hàng hóa

Để kiểm kho chính xác và nhanh chóng, bạn không thể bỏ qua bước này. Các sản phẩm hoàn toàn có thể bị chuyển đi các khu vực khác trong quá trình xuất nhập kho. Điều này còn quan trọng hơn nếu bạn có nhiều kho hàng. Sắp xếp lại hàng hóa đúng vị trí ban đầu giúp bạn kiểm kho dứt khoát từng khu vực một mà không bị lẫn lộn và tránh tối đa việc phải kiểm đi kiểm lại gây mất thời gian.

Bên cạnh đó bạn cũng nên phân loại để tạo thuận tiện cho khâu kiểm kho

- Xếp các sản phẩm giống nhau về mẫu, màu sắc, size thành một chồng

- Xếp các chồng sản phẩm cùng mẫu, khác màu và size cạnh nhau

- Kiểm số lượng sản phẩm của từng chồng

- Ghi bút dạ lên từng chồng sản phẩm các thông tin:

+ Mã sản phẩm

+ Màu sắc sản phẩm

+ Size sản phẩm

+ Số lượng sản phẩm

2. Kiểm tra số tồn trên dữ liệu

Trước khi kiểm kho bạn nên chốt số liệu trên excel hay phần mềm để có sự thống nhất giữa 2 bên. Khuyến khích bạn nên dùng phần mềm quản lý để việc kiểm kho dễ dàng hơn. Thay vì phải ngồi rà soát excel vất vả thì phần mềm quản lý sẽ tự động thống kê và có ngay báo cáo trong tích tắc. Đấy là chưa kể đến việc kiểm tra số liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót và bạn sẽ mất thời gian, công sức để kiểm tra lại từ đầu.

3. Tiến hành kiểm kho

Có 2 hình thức kiểm kho, hoặc in bảng kê khai tồn kho ra giấy hoặc sử dụng máy PDA.

- In bảng kê khai tồn kho ra giấy: trước khi in bạn nhớ phải sắp xếp và phân loại lại hàng hóa. Tuy nhiên cần lưu ý nếu không phải bạn tự mình kiểm kho thì không nên in số tồn lý thuyết ra giấy, chỉ nên in danh sách hàng hóa có trong kho để nhân viên tự kiểm và kê khai vào, tránh trường hợp xảy ra gian lận gây thất thoát. Để đảm bảo chính xác và nhanh chóng, bạn nên rà soát từng khu vực một, hết khu vực này đến khu vực khác để không bị lẫn lộn

- Sử dụng máy quét mã vạch PDA: loại máy này có giá thành không rẻ, nhưng nếu có thể bạn nên đầu tư vì nó rất tiện lợi và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Các bước thực hiện với máy PDA như sau:

+ Quét mã vạch của sản phẩm để lấy dữ liệu.

+ Nhập số lượng thực tế kiểm kê được của sản phẩm đó

+ Lặp lại 2 bước trên cho đến khi hết tất cả các sản phẩm của từng khu vực

* Khi nào đầy thẻ nhớ thì bạn cần load dữ liệu vào máy tính. Sau khi có đầy đủ sản phẩm bạn sẽ lập ra bảng kê tồn kho thực tế của tất cả các mặt hàng.

4. Rà soát lại hàng hóa sau kiểm kho

Một số phương án được đề xuất như sau

- Kiểm tra lại danh sách sản phẩm, đối chiếu với dữ liệu được lưu trên máy: Trường hợp trùng tên, lặp mã sản phẩm hoàn toàn có thể xảy ra. Bạn nên rà soát lại một lượt để tránh trùng lặp hay thiếu sót.

- Kiểm tra chênh lệch số tồn lý thuyết và tồn thực tế: Dù bạn quản lý chặt chẽ đến đâu thì sau khi kiểm kho đều sẽ đem đến một con số chênh lệch, lớn hay nhỏ thì phụ thuộc vào việc bạn quản lý kho tốt như thế nào. Do đó, bạn cần rà soát lại hàng hóa và đối chiếu các con số với nhau. Con số chênh lệch sẽ giúp bạn đánh giá tình hình kho hàng và có những biện pháp xử lý phù hợp.

- Kiểm tra lại chi tiết xuất nhập kho: Xuất và nhập kho có dữ liệu riêng biệt nhưng lại liên quan mật thiết với nhau khi kiểm kho. Bạn cần kiểm tra lại để tránh trường hợp trong khi tiến hành xuất nhập kho trước đó có xảy ra sai sót dẫn đến có sai số về sau.

5. Điều chỉnh số tồn trên dữ liệu excel hay phần mềm

Đây là bước quan trọng bạn bắt buộc phải chú ý. Do ít nhiều có sự chênh lệch nên bạn cần tiến hành bước này để giảm sự chênh lệch đó xuống mức thấp nhất và tăng khả năng kiểm soát kho hàng cho những lần sau, hạn chế tối đa sai sót xảy đến với kho hàng của bạn.

Một số biện pháp giúp bạn hạn chế thất thoát:

- Sắp xếp kho hàng và quầy hàng khoa học, thường xuyên kiểm tra, sắp xếp lại đúng chỗ. Các khu vực khác nhau nên được đánh dấu phân biệt và tách các khu trước khi kiểm kho.

- Mặc dù nếu có dùng máy PDA thì bạn cũng nên kiểm kho bằng phương pháp thủ công trước để có sự đối chiếu. Dùng máy PDA là để bạn nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý tiện lợi hơn, nhưng thực hiện cả 2 cách đồng thời sẽ giúp bạn giảm tốt đa sự sai sót.

- Các mặt hàng dễ thất thoát và khó kiểm soát nên để gần quầy thu ngân

- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Trên đây là 5 bước kiểm kho cơ bản cho siêu thị và cửa hàng tạp hóa. Bạn nên nắm vững các bước này để tiến hành kiểm kho chính xác nhằm tránh sự sai sót không đáng có.