Kinh nghiệm kiểm kho và rà soát mất mát khi kiểm kho

Có rất nhiều yếu tố có thể khiến cho số tồn kho trên hệ thống bị sai. Khi kiểm kho, để kiểm tra lại xem liệu hàng hóa có bị mất thực sự hay không, có nhầm lẫn hay không thì làm như sau:

A. Kinh nghiệm kiểm kho

Việc dùng đầu tít mã vạch để kiểm kho rất dễ dàng và nhanh chóng. Nhưng nó cũng có thể làm cho việc đếm số lượng sai trong các trường hợp sau:

1. Bạn tít 1 sản phẩm 2 lần do kích đúp đầu tít => Hệ thống sẽ hiểu là 2 sản phẩm => Báo thừa sản phẩm

2. Bạn đã tít sản phẩm nhưng không để ý xem con trỏ đang đặt ở đâu. Nếu con trỏ không đặt đúng cột danh sách mã vạch mà ở 1 nơi khác thì hệ thống sẽ không nhận được mã sản phẩm này => File import sẽ thiếu 1 sản phẩm => Hệ thống báo thiếu sản phẩm

3. Bạn quên không tít 1 sản phẩm nào đó/1 khu vực nào đó.

4. Tem sản phẩm dán sai hoặc in sai - dẫn tới nhầm lẫn sản phẩm hoặc hệ thống không hiểu mã vạch được kiểm là của sản phẩm nào

5. Bạn import lại 1 file nhiều lần

Để hạn chế được các lỗi trên thì kinh nghiệm khi kiểm kho để giảm sai sót như sau:

1. Phân rõ khu vực và đánh dấu khu vực trước khi kiểm, nên tách các khu vực kiểm khác nhau thành các file import kiểm kho khác nhau để dễ dàng tìm ra sai sót

2. Đánh tên các file kiểm theo tên khu vực kiểm

3. Chú ý đếm nhẩm số lượng sản phẩm thực tế ở từng khu, so sánh lại với số lượng mã vạch tít được trong file kiểm để phát hiện sớm việc tít đúp nhiều lần 1 mã sản phẩm

B. Rà soát lại sản phẩm mất mát trong quá trình kiểm kho

1. Kiểm tra lại lịch sử import kiểm kho xem đã import đủ/có bị trùng file hay không? Kiểm tra tại đây

2. Kiểm tra lại số tồn thực tế của các sản phẩm thừa thiếu: Để loại trừ việc bạn có đếm sai số sản phẩm thực tế hay không?

3. Kiểm tra lại trong lịch sử chi tiết XNK:

Lọc mã sản phẩm, xem xem liệu trong danh sách XNK, có bao giờ bị làm đúp phiếu XNK – tức là 1 phiếu XNK được lập 2 lần hay không?

Nếu cùng 1 ngày, 1 thời điểm, có số sản phẩm XNK giống hệt nhau, ghi chú giống nhau …. Thông thường người dùng hay bị làm nhập kho đúp, ví dụ thực tế chỉ có 2 sản phẩm XNK nhưng có 2 người cùng làm phiếu XNK => hệ thống ghi nhận có 4 sản phẩm XNK. Khi kiểm kho sẽ báo thiếu 2 sản phẩm.

=> Nếu có phiếu bị đúp thì xử lý bằng cách xóa bớt 1 phiếu đi hoặc làm 1 phiếu nhập/ xuất bù phiếu.

4. Kiểm tra lại số tồn trong phần danh sách sản phẩm: Xem có còn hàng đang giao hàng/lỗi/mất hay không? Có thể do bạn để hàng lỗi ở 1 khu vực khác chưa kiểm tới.

5. Kiểm tra lại xem bạn đã duyệt hết các phiếu chuyển kho tới kho bạn đang kiểm chưa (tại Danh sách phiếu yêu cầu XNK)? Vì có thể có các phiếu chuyển kho tới bạn đã nhận hàng mà quên chưa duyệt phiếu, khi đó thì hàng chuyển kho chưa nhập vào hệ thống nên hệ thống sẽ báo thừa sản phẩm. Khi đó bạn cần kiểm tra danh sách phiếu yêu cầu XNK tới kho bạn

6. Bán hàng nhầm mã sản phẩm

Trường hợp này khá phổ biến . Nhất là khi sản phẩm được chia thuộc tính (phân màu size hoặc có nhiều sản phẩm tương tự nhau, mã vạch bị mờ/dán sai mã vạch)

Khi không bán hàng bằng mã vạch/ mã vạch bị mờ/dán sai mã => dẫn tới việc bán hàng sai, cần kiểm tra lại trong danh sách sản phẩm có sản phẩm nào bị số lượng âm hay không? => Vào Danh sách sản phẩm, lọc tồn < 0

Xem xét xem liệu các sản phẩm bị số lượng âm này, có thể nhầm với các sản phẩm đang bị thiếu không, liệu có thể cho phép bù trừ cho nhau được không?

7. Kiểm tra lại các số liệu chi tiết trong báo cáo chi tiết XNK xem liệu có khi nào hệ thống thống kê sai không để loại trừ khả năng có thể đơn hàng thành công mà không trừ kho?  Vì trạng thái đơn hàng có thể được thay đổi mà XNK chưa cập nhật. 

Vào danh sách đơn hàng, lọc mã sản phẩm, chọn các đơn thành công, xem lại xem số giao hàng thành công có khớp XNK hay không?

Vào danh sách hóa đơn bán hàng, lọc mã sản phẩm, xem lại xem số hóa đơn bán hàng có khớp XNK hay không?

Thông thường là khi đã có hóa đơn/đã giao thành công là trừ XNK.

Rà soát lại xem các đơn hàng đã check đúng trạng thái chưa? Có đơn nào đã giao thành công mà lại check sai trạng thái là không thành công hay không?

8. Chưa nhận hàng chuyển hoàn

Check danh sách đơn đặt hàng, các đơn hàng trạng thái “Đã chuyển hoàn”, kiểm tra lại xem thực sự đã nhận được hàng chưa?

Thông thường khi hãng vận chuyển báo về Nhanh là hàng đã chuyển hoàn thì nhanh vẫn chỉ để trạng thái của các đơn hàng là “Đang chuyển hoàn”, khi nào gian hàng nhận được hàng thực sự thì yêu cầu nhân viên đổi trạng thái đơn hàng thành “Đã chuyển hoàn” để bỏ tình trạng hàng đang chuyển trong danh sách sản phẩm.

Việc đổi nhầm trạng thái có thể dẫn tới việc bị thất thoát hàng hóa mà không kiểm soát được.

9. Kiểm tra lịch sử sửa/xóa XNK xem có ai xóa XNK không:

Cần nghi ngờ nếu sản phẩm bị thiếu mà có lịch sử xóa

Xem danh sách sản phẩm XNK , nếu như có người sửa số lượng/thông tin sản phẩm XNK thì ở bên dưới cột ID có chữ “ Log” - kích vào sẽ biết chi tiết thông tin XNK đã bị thay đổi

10. Kiểm tra loại trừ hệ thống tính toán sai

Có nghĩa là check trong Danh sách sản phẩm XNK xem có khi nào đã bán hàng mà không trừ kho không, hay đã bán hàng mà không nhập kho

Phần này có thể check theo từng mã/tất cả/ danh mục

Lọc các tiêu chí cần kiểm tra ví dụ lọc lịch sử XNK của 1 cửa hàng/ 1 khoảng thời gian/ theo 1 mã nhất định => Xuất excel toàn bộ ra

Cộng lại cột nhập và xuất => Lấy số tồn đầu ký + tổng nhập - tổng xuất = tồn cuối kì

So số tồn cuối kì trên hệ thống có khớp với số tồn cuối kì trên file excel không?

11. Kiểm tra lại sổ sách có tính toán sai hay không

Nhiều cửa hàng thường ghi lại số tồn cuối ngày nhưng không thấy khớp với trên phần mềm, sau khi đã kiểm tra các bước ở trên mà vẫn không thấy sai gì thì có thể là sổ sách ghi sai/tính toán sai

Ví dụ ngày 10/06 - tồn cuối của sản phẩm là 10 sản phẩm - bán 2 nhập 1 => tồn cuối phải là 9 - trên hệ thống hiện 9

Nhưng trong số sách nhân viên ghi nhầm thành tồn 8 - như vậy là sổ sách và hệ thống lệch nhau.