Đừng dùng Excel để quản lý đơn hàng nữa, đây là 5 lý do

Các chủ shop bán hàng online hẳn không còn lạ gì với những mẫu file Excel dùng để quản lý đơn hàng được chia sẻ trên mạng. Tuy nhiên, trên thực tế thì hầu hết những người đang sử dụng Excel để quản lý đơn hàng đều dùng chúng theo thói quen, mà không nhận ra những hạn chế và bất tiện mà cách quản lý này gặp phải.

1. Chỉ phù hợp với những shop online quy mô nhỏ

Tất cả các file Excel quản lý đơn hàng được chia sẻ trên mạng thường được ghi chú rất kỹ là chỉ phù hợp với những người mới khởi nghiệp kinh doanh, sản phẩm không nhiều, lượng đơn hàng ít. Thực tế sử dụng cho thấy file Excel chỉ quản lý tốt khi lượng đơn hàng nhỏ, trong trường hợp mở rộng kinh doanh, sản lượng đơn hàng lên tới hàng trăm đơn mỗi ngày thì việc nhập thông tin lên file Excel để quản lý sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.

2. Không thể sử dụng cùng lúc cho nhiều nhân viên

Các phiên bản Excel cài trên máy tình không cho phép người dùng làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu. Do đó nếu cửa hàng của bạn có nhiều nhân viên chốt đơn thì không thể dùng chung một file Excel được, dễ dẫn đến tình trạng 2 nhân viên cùng gọi cho 1 khách hàng, gây khó chịu cho khách. Gần đây vấn đề này đã được khắc phục bằng cách sử dụng công cụ Excel online trên Office 365, tuy nhiên nó vẫn còn xa lạ với hầu hết mọi người và vẫn còn nhiều hạn chế khác chưa khắc phục được.

3. Không tính được phí vận chuyển

Thói quen của khách khi mua hàng online là thích được miễn phí vận chuyển hoặc hỏi rất kỹ xem phí vận chuyển là bao nhiêu trước khi quyết định mua hàng. Việc dùng Excel để quản lý đơn hàng không thể báo được phí vận chuyển cho khách.

4. Không in được phiếu gửi

Thông tin của tất cả các đơn hàng được tổng hợp lại trong 1 file Excel nên nếu muốn in phiếu gửi, người dùng sẽ phải copy/paste thông tin sang một file khác để in, rất mất thời gian và bất tiện.

5. Không cảnh báo được khách hàng xấu

File Excel chỉ giúp lưu thông tin khách hàng, không thể hiển thị những đơn hàng khách đã đặt gầy đây hay trạng thái của những đơn hàng đó, để chủ shop có thể đánh giá về xem khách có nhu cầu mua thật hay chỉ đặt hàng cho vui.

Trên đây chỉ là 5 trong số rất nhiều bất tiện mà chủ shop có thể gặp phải khi quản lý đơn hàng bằng file Excel. Hiểu được vấn đề này, Nhanh.vn đã cho ra mắt gói phần mềm Free với đầy đủ tính năng phục vụ cho việc bán hàng online, như:

- Tạo mới, import nhiều đơn hàng cùng lúc bằng file Excel
- Tạo luồng làm việc rõ ràng cho nhiều nhân viên, loại bỏ việc chăm sóc trùng khách hay bỏ sót khác hàng.
- Tự động tính phí vận chuyển cho từng đơn hàng, so sánh cước phí giữa các hãng vận chuyển
- Hiển thị trạng thái đơn hàng khách đặt gần đây, cảnh báo khách hay hoàn hàng
- Hỗ trợ in nhiều phiếu gửi chỉ với một cú click chuột
- Tự động gọi bưu tá đến tận shop để lấy hàng, không phải mang hàng ra bưu cục
- Hỗ trợ khiếu nại đơn hàng trực tiếp trên phần mềm, không cần phải làm việc với bưu cục, bưu tá
- Thanh toán đối soát tiền COD cho shop 5 lần/tuần, giúp quay vòng vốn nhanh hơn.
- Chính sách chiết khấu hấp dẫn, chỉ cần đạt 1 triệu đồng tiền cước vận chuyển là đã được hưởng chiết khấu.

Đặc biệt, đây là gói phần mềm hoàn toàn miễn phí và chủ shop có thể sử dụng trọn đời mà không cần trả bất cứ chi phí nào.