Cách hạn chế mất đơn hàng khi gửi vận chuyển

Mất hàng khi gửi vận chuyển là rủi ro mà không người bán hàng online nào muốn gặp phải. Vậy làm sao để hạn chế điều này?

Sau đây Nhanh.vn xin gợi ý cho bạn một vài cách để giảm thiểu tình trạng mất đơn hàng khi gửi qua các hãng vận chuyển.

1. Ghi đầy đủ thông tin đơn hàng lên phiếu gửi

Việc ghi đầy đủ thông tin trên phiếu gửi vừa giúp bưu tá giao hàng dễ dàng hơn, lại giúp họ có hướng xử lý phù hợp khi đơn hàng phát sinh vấn đề, chẳng hạn số điện thoại. Chẳng hạn như nếu như tên, số điện thoại hoặc địa chỉ của người nhận bị nhầm lẫn, khiến đơn hàng không giao được, thì bưu tá sẽ chủ động gọi lại cho người gửi theo thông tin trên phiếu để yêu cầu người gửi cung cấp thông tin chính xác.

Để biết cách viết phiếu gửi hàng đầy đủ thông tin, chủ shop có thể tham khảo bài viết sau đây: Những thông tin quan trọng cần phải có khi tạo đơn hàng online

2. Yêu cầu bưu tá đưa phiếu ký nhận, sử dụng biên bản bàn giao vận đơn

Trường hợp mang hàng ra bưu cục để gửi hoặc có bưu tá đến shop nhận hàng, chủ shop nên yêu cầu bưu tá được bill ký nhận để xác nhận việc đã nhận đơn hàng từ shop. Nếu gửi nhiều đơn hàng cùng lúc thì một biên bản bàn giao vận đơn là cần thiết để cho bưu tá kí xác nhận đã nhận tổng số đơn và bảng kê chi tiết, mà không cần kí nhận từng phiếu gửi giúp tiết kiệm giấy in, hạn chế thất thoát.

3. Theo dõi lịch trình đơn hàng

Thẽo dõi sát sao lịch trình của đơn hàng giúp chủ shop kịp thời xử lý mọi vấn đề phát sinh trong quá trình gửi hàng như vượt cân, giao chậm, không liên lạc được với người nhận, báo phát lại lần 1, lần 2, xác nhận chuyển hoàn... Điều này sẽ hạn chế tối đa nguy cơ mất đơn hàng khi gửi. Với những đơn hàng nhiều ngày không thay đổi trạng thái, thời gian giao hàng lâu hơn dự kiến một cách bất thường hoặc hãng vận chuyển đột ngột hủy đơn, thì chủ shop nên liên lạc ngay với hãng vận chuyển để làm rõ tình hình đơn hàng.

4. Theo dõi và xác hận hàng chuyển hoàn

Với những đơn hàng chuyển hoàn, nên chia ra 2 trạng thái là "Đang chuyển hoàn" và "Đã chuyển hoàn". Trường hợp hàng chưa về đến shop thì vẫn ở trạng thái "đang chuyển hoàn", khi nào shop nhận được hàng thì đổi sang trạng thái "đã chuyển hoàn". Như vậy sẽ tránh được tình trạng hãng vận chuyển báo đã chuyển hoàn rồi nhưng shop vẫn không nhận được hàng.

Kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quy trình từ lúc tạo đơn, khi gửi hàng hay nhận hàng hoàn, sẽ giúp chủ shop hạn chế được tối đa rủi ro mất đơn hàng trong quá trình vận chuyển. Chúc các bạn bán hàng online thành công!